• Algemene voorwaarden
• Privacyverklaring
• Verwerkersovereenkomst
• Gebruiksbeleid
• AI-gebruik

Juridisch

Algemene voorwaarden

Versie 2026-10-13 · laatst gewijzigd op 13 oktober 2026

1. Definities

• Hallo365, wij, ons: Tylky Technologies B.V., handelend onder de naam Hallo365, gevestigd aan Goudsesingel 249 3031EL Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82987238, bereikbaar via info@hallo365.nl.
• Klant, jij: de onderneming of zelfstandige die een abonnement op Hallo365 afsluit.
• Dienst: de AI-telefoonassistent van Hallo365, inclusief het klantportaal, verslagen, opnames en uitgeschreven gesprekken.
• Beller: iedere persoon die het nummer van de klant belt en door de dienst te woord wordt gestaan.
• Belminuut: een minuut gesprekstijd tussen de dienst en een beller. Per gesprek wordt naar boven afgerond op hele minuten.
• Abonnement: het pakket dat de klant kiest, met een vast maandbedrag en een aantal inbegrepen belminuten.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van Hallo365 en voor elke overeenkomst tussen Hallo365 en de klant. Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing.

Hallo365 is uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Door een abonnement af te sluiten verklaar je dat je handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Het wettelijke herroepingsrecht voor consumenten is daarom niet van toepassing.

Het gebruiksbeleid en de verwerkersovereenkomst maken deel uit van deze voorwaarden.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand wanneer je online een abonnement kiest, akkoord gaat met deze voorwaarden, het gebruiksbeleid en de verwerkersovereenkomst, en de eerste betaling is gelukt. Wij leggen vast wanneer en met welke versie van de voorwaarden je akkoord ging.

Wij mogen een aanmelding weigeren, bijvoorbeeld als het beoogde gebruik in strijd is met het gebruiksbeleid. Een eventuele betaling krijg je dan terug.

4. De dienst

De dienst neemt namens jou telefoongesprekken aan, beantwoordt vragen op basis van de informatie die jij aanlevert, noteert terugbelverzoeken en stuurt je na het gesprek een verslag. Gesprekken worden opgenomen en uitgeschreven, zodat je ze kunt terugluisteren en nalezen.

De dienst werkt met kunstmatige intelligentie. Dat betekent dat de assistent een vraag verkeerd kan begrijpen, een antwoord onvolledig kan geven of een gegeven verkeerd kan noteren. Wij spannen ons in om de dienst zo goed mogelijk te laten werken, maar garanderen geen foutloze werking (inspanningsverplichting).

De assistent stelt zich voor als virtuele assistent van jouw bedrijf. De dienst is geen vervanging voor alarmnummers of noodlijnen en is niet geschikt voor situaties waarin direct menselijk ingrijpen nodig is.

5. Jouw verplichtingen

• Je zorgt dat de informatie die je in het klantportaal invult (bedrijfsinformatie, veelgestelde vragen, instructies) juist, actueel en rechtmatig is. Jij bent verantwoordelijk voor wat de assistent op basis daarvan zegt.
• Je controleert verslagen en terugbelverzoeken en volgt die zelf op.
• Je informeert bellers op een passende manier over het gebruik van een virtuele assistent en het opnemen van gesprekken. In het klantportaal kun je instellen dat bellers aan het begin van het gesprek horen dat het wordt opgenomen; wij raden je dat aan.
• Je houdt je inloggegevens geheim en bent verantwoordelijk voor handelingen die via je account plaatsvinden.
• Je gebruikt de dienst volgens het gebruiksbeleid en de wet.

6. Prijzen, belminuten en betaling

De actuele prijzen staan op onze website. Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw, tenzij anders vermeld.

Het maandbedrag betaal je vooraf, per betaalperiode van een maand die ingaat op de dag van aanmelding. De eerste betaling doe je bij aanmelding via onze betaaldienstverlener Mollie; daarna wordt het maandbedrag aan het begin van elke betaalperiode automatisch geïncasseerd. Na elke betaling ontvang je een factuur.

Inbegrepen belminuten gelden per betaalperiode en schuiven niet door naar een volgende periode. Gebruik je meer belminuten dan inbegrepen, dan blijft de dienst opnemen en mogen wij de extra minuten in rekening brengen tegen het minutentarief van je abonnement zoals vermeld op de website.

Wij mogen onze prijzen wijzigen. Een prijswijziging melden wij minimaal 30 dagen vooraf. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Mislukt een incasso of wordt een betaling teruggeboekt, dan stoppen wij de automatische incasso en kun je het openstaande bedrag in het klantportaal betalen. Na een herinnering mogen wij de dienst 7 dagen na de mislukte betaling opschorten tot het bedrag is betaald. Is het bedrag 30 dagen na de mislukte betaling nog niet betaald, dan mogen wij de overeenkomst beëindigen.

7. Looptijd, wijzigen en opzeggen

Het abonnement loopt per betaalperiode van een maand en wordt telkens automatisch met een maand verlengd.

Je kunt op elk moment van abonnement wisselen in het klantportaal. Het nieuwe aantal belminuten geldt direct; het nieuwe maandbedrag geldt vanaf de eerstvolgende incasso.

Opzeggen doe je in het klantportaal of per e-mail aan info@hallo365.nl, met een opzegtermijn van één maand. Na opzegging blijft de dienst actief tot het einde van de betaalperiode waarin die maand afloopt. Tot die datum wordt het maandbedrag nog geïncasseerd; daarna stopt de automatische incasso vanzelf. Je ontvangt direct een bevestiging met de exacte einddatum.

Er zijn geen opstartkosten. Reeds betaalde maandbedragen worden niet terugbetaald. Betalen wij in een uitzonderlijk geval toch iets terug, dan ontvang je daarvoor een creditnota.

8. Beschikbaarheid en onderhoud

Wij streven naar een dienst die 24 uur per dag beschikbaar is, maar kunnen geen ononderbroken beschikbaarheid garanderen. De dienst is afhankelijk van telefonie- en technologiepartners. Gepland onderhoud voeren wij zo veel mogelijk uit op rustige momenten.

9. Opschorting en beëindiging

Wij mogen de dienst opschorten of de overeenkomst met directe ingang beëindigen als je in strijd handelt met deze voorwaarden of het gebruiksbeleid, als betaling uitblijft na een herinnering, of als je in staat van faillissement verkeert. Waar mogelijk waarschuwen wij je eerst.

Na beëindiging verwijderen wij je gegevens volgens de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring.

10. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat je in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons hebt betaald.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde omzet of winst, gemiste opdrachten, reputatieschade of schade doordat de assistent een vraag verkeerd heeft begrepen of beantwoord, of een gegeven onjuist heeft genoteerd.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze leidinggevenden.

11. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de dienst, de software en het merk Hallo365 blijven bij ons. Jij behoudt de rechten op de informatie die je zelf aanlevert. Je geeft ons toestemming die informatie te gebruiken voor zover dat nodig is om de dienst te leveren.

12. Privacy en gegevensverwerking

Bij het leveren van de dienst verwerken wij persoonsgegevens van bellers namens jou. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst. Hoe wij met jouw eigen gegevens als klant omgaan, staat in de privacyverklaring.

13. Wijziging van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen melden wij minimaal 30 dagen voordat ze ingaan. Ben je het niet eens met een wezenlijke wijziging, dan kun je opzeggen tegen de ingangsdatum.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Rotterdam.