Juridisch
Verwerkersovereenkomst
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van Hallo365. Je gaat ermee akkoord bij het afsluiten van een abonnement. Zij regelt hoe wij persoonsgegevens van jouw bellers verwerken, zoals artikel 28 van de AVG voorschrijft.
1. Partijen
- Verwerkingsverantwoordelijke: de klant die een abonnement op Hallo365 heeft afgesloten (“jij”).
- Verwerker: Tylky Technologies B.V., handelend onder de naam Hallo365, gevestigd aan Goudsesingel 249 3031EL Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82987238, bereikbaar via info@hallo365.nl (“wij”).
2. Onderwerp, aard en doel
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend om de dienst te leveren: telefoongesprekken namens jou aannemen, vragen beantwoorden op basis van jouw informatie, terugbelverzoeken noteren, gesprekken opnemen en uitschrijven, samenvattingen maken en verslagen naar jou sturen.
3. Betrokkenen en persoonsgegevens
| Betrokkenen | Bellers die jouw nummer bellen; medewerkers van jou die het klantportaal gebruiken of in gesprekken worden genoemd. |
|---|---|
| Persoonsgegevens | Telefoonnummer (caller-ID), stemopname, uitgeschreven gesprek, samenvatting, en gegevens die de beller noemt (zoals naam, e-mailadres, terugbelnummer, adres en reden van bellen). |
| Bijzondere gegevens | Niet beoogd. Bellers kunnen zelf gevoelige informatie noemen; jij richt de dienst zo in dat daar niet om wordt gevraagd (zie het gebruiksbeleid). |
4. Duur
Deze overeenkomst geldt zolang wij persoonsgegevens voor jou verwerken, en eindigt zodra die gegevens zijn verwijderd of teruggegeven.
5. Onze verplichtingen
- Wij verwerken de gegevens alleen op jouw gedocumenteerde instructies. De instellingen die je in het klantportaal kiest, gelden als instructie. Vinden wij een instructie in strijd met de wet, dan melden wij dat.
- Iedereen die bij ons toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.
- Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (zie bijlage B).
- Wij helpen je, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
- Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden, behalve geanonimiseerd of geaggregeerd om de werking en kwaliteit van de dienst te bewaken.
Daarnaast geldt:
- Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden, zoals marketing of profilering.
- Wij vragen niet naar en slaan niet apart op: bankrekeningnummer (IBAN), geboortedatum, leeftijd, BSN of identiteitsbewijs. Betalingen lopen via onze betaaldienstverlener; wij bewaren alleen het pakket en de status van de betaling. Noemt een beller zelf zulke gegevens, dan staan die alleen in de opname en het uitgeschreven gesprek van de klant.
- Gegevens van de ene klant gebruiken wij niet voor een andere klant.
- Partijen die wij inschakelen, krijgen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun deel van de dienst.
6. Subverwerkers
Je geeft ons algemene toestemming om subverwerkers van de soorten in bijlage A in te schakelen. De actuele lijst met namen ontvang je op verzoek. Wij leggen hun dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst. Gaan wij een nieuwe subverwerker gebruiken, dan melden wij dat vooraf; je kunt binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken, en zo nodig het abonnement opzeggen.
7. Doorgifte buiten de EER
Een deel van de subverwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte maken wij gebruik van een passende waarborg uit de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Datalekken
Bij een inbreuk op de beveiliging die de gegevens van jouw bellers raakt, informeren wij je zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat wij ervan op de hoogte zijn. Wij geven je de informatie die je nodig hebt om te beoordelen of je het lek moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkenen.
9. Jouw verantwoordelijkheid
Jij bepaalt of en hoe je bellers informeert over het gebruik van een virtuele assistent en over het opnemen van gesprekken. In het klantportaal kun je instellen dat de assistent aan het begin meldt dat het gesprek wordt opgenomen; wij raden dat aan. Jij zorgt dat er een geldige grondslag is voor de verwerking.
10. Controle
Je mag ons vragen aan te tonen dat wij ons aan deze overeenkomst houden. Wij geven daarvoor de redelijkerwijs benodigde informatie. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk na afstemming, op jouw kosten, maximaal één keer per jaar.
11. Einde: teruggave en verwijdering
Na het einde van het abonnement kun je binnen 30 dagen een export van je gespreksgegevens opvragen via info@hallo365.nl. Uiterlijk 90 dagen na het einde verwijderen wij de gegevens, tenzij een wettelijke plicht ons verplicht ze langer te bewaren.
12. Aansprakelijkheid
Voor de aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt de regeling uit de algemene voorwaarden.
Bijlage A: subverwerkers
| Soort dienst | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Database en opslag | Accounts, instellingen, gespreksverslagen en opnames | EU |
| Hosting | Website, klantportaal en de server die gesprekken verwerkt | EU |
| Versturen van verslagen en accountmails | EU | |
| Betalingen | Betalingen en automatische incasso (wij ontvangen geen volledige bankgegevens) | EU (Nederland) |
| Telefonie | Inkomende gesprekken en telefoonnummers | Verenigde Staten |
| Beveiliging | Bot-check op inlog- en aanmeldpagina | Verenigde Staten en wereldwijd |
| Spraak- en AI-diensten | Spraak naar tekst, het taalmodel tijdens en na het gesprek, en de stem | Verenigde Staten en EU |
Klanten ontvangen op verzoek de actuele lijst met de namen van onze subverwerkers via info@hallo365.nl.
Bijlage B: beveiligingsmaatregelen
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) tussen browser, server en alle partners.
- Database en opslag in de EU (Frankfurt), met beperkte toegang via sleutels die alleen op de server staan.
- Inloggen op het klantportaal met e-mail en wachtwoord; beheerfuncties alleen voor aangewezen beheerders.
- Opnames alleen te beluisteren na inloggen, via het klantportaal.
- Gegevens van verschillende klanten zijn logisch van elkaar gescheiden.
- Toegang voor medewerkers op basis van noodzaak, met geheimhoudingsplicht.