Juridisch
Privacyverklaring
In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens Hallo365 verwerkt, waarom, met wat voor soort partijen en hoe lang. Een deel van de techniek draait in de Europese Unie, een deel in de Verenigde Staten.
1. Wie zijn wij?
Tylky Technologies B.V., handelend onder de naam Hallo365, gevestigd aan Goudsesingel 249 3031EL Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82987238, bereikbaar via info@hallo365.nl.
Voor vragen over privacy mail je naar info@hallo365.nl.
2. Onze rol
- Voor klanten en websitebezoekers zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Deze verklaring gaat vooral daarover.
- Voor bellers zijn wij verwerker: wij verwerken hun gegevens in opdracht van de klant die zij bellen. De klant is daarvoor verantwoordelijk. Afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Ben je beller en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan contact op met het bedrijf dat je belde; wij helpen dat bedrijf daarbij.
3. Welke gegevens verwerken wij?
Van klanten
- Bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens.
- Abonnements- en betaalgegevens (zoals het gekozen pakket en de status van betalingen). Bankgegevens verwerkt onze betaaldienstverlener; wij slaan die niet op.
- De informatie die je in het klantportaal invult, zoals bedrijfsomschrijving, openingstijden, veelgestelde vragen en instructies.
- Het moment waarop en de versie waarmee je akkoord ging met onze voorwaarden.
Van bellers (namens de klant)
- Het telefoonnummer waarmee wordt gebeld, voor zover dat wordt meegestuurd.
- De opname van het gesprek, de uitgeschreven tekst en een samenvatting.
- Gegevens die de beller zelf noemt, zoals naam, e-mailadres, terugbelnummer en de reden van bellen.
- Een automatische beoordeling van het gesprek (bijvoorbeeld sentiment en kwaliteit) om de dienst te verbeteren.
Van websitebezoekers
- Technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen, zoals IP-adres en browsergegevens in serverlogs van onze hostingpartij.
- Op de inlog- en aanmeldpagina gebruiken wij een bot-check van een beveiligingsdienst. Die verwerkt technische gegevens zoals IP-adres en browsersignalen, alleen om misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang).
- Wij gebruiken geen tracking- of marketingcookies en geen analysediensten. Het klantportaal gebruikt alleen functionele cookies om je ingelogd te houden.
4. Waarvoor en op welke grond?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Leveren van de dienst: gesprekken aannemen, verslagen sturen, opnames en tekst tonen | Uitvoering van de overeenkomst (voor bellers: in opdracht van de klant) |
| Account, abonnement en betalingen beheren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Administratie en facturatie | Wettelijke verplichting |
| Beveiliging, foutopsporing en verbetering van de dienst | Gerechtvaardigd belang |
| Service-e-mails over je account (zoals welkom, opzegging, wijzigingen) | Uitvoering van de overeenkomst |
Wat wij niet doen
- Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden, zoals marketing of profilering.
- Wij vragen niet naar en slaan niet apart op: bankrekeningnummer (IBAN), geboortedatum, leeftijd, BSN of identiteitsbewijs. Betalingen lopen via onze betaaldienstverlener; wij bewaren alleen het pakket en de status van de betaling. Noemt een beller zelf zulke gegevens, dan staan die alleen in de opname en het uitgeschreven gesprek van de klant.
- Gegevens van de ene klant gebruiken wij niet voor een andere klant.
- Partijen die wij inschakelen, krijgen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun deel van de dienst.
5. Met welke partijen werken wij?
Om de dienst te leveren schakelen wij gespecialiseerde partijen in. Zij verwerken gegevens alleen voor dit doel en alleen voor zover nodig.
| Soort dienst | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Database en opslag | Accounts, instellingen, gespreksverslagen en opnames | EU |
| Hosting | Website, klantportaal en de server die gesprekken verwerkt | EU |
| Versturen van verslagen en accountmails | EU | |
| Betalingen | Betalingen en automatische incasso (wij ontvangen geen volledige bankgegevens) | EU (Nederland) |
| Telefonie | Inkomende gesprekken en telefoonnummers | Verenigde Staten |
| Beveiliging | Bot-check op inlog- en aanmeldpagina | Verenigde Staten en wereldwijd |
| Spraak- en AI-diensten | Spraak naar tekst, het taalmodel tijdens en na het gesprek, en de stem | Verenigde Staten en EU |
Klanten ontvangen op verzoek de actuele lijst met de namen van onze subverwerkers via info@hallo365.nl.
Bij doorgifte naar de Verenigde Staten maken wij gebruik van de waarborgen die de AVG daarvoor biedt, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, afhankelijk van wat de betreffende partij aanbiedt.
6. Hoe lang bewaren wij gegevens?
- Gespreksgegevens (opnames, uitgeschreven tekst, verslagen): zolang je account actief is. Na beëindiging van het abonnement verwijderen wij ze binnen 90 dagen.
- Accountgegevens: zolang je account actief is, en daarna zo lang als nodig voor de afhandeling.
- Factuur- en betaalgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
7. Beveiliging
Alle verbindingen met onze website, het klantportaal en onze partners zijn versleuteld (HTTPS/TLS). Toegang tot gegevens is beperkt tot wie die nodig heeft. Opnames beluister je alleen na inloggen in het klantportaal; de link in een verslag werkt niet voor anderen.
8. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar. Stuur je verzoek naar info@hallo365.nl; wij reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een andere partij gaan gebruiken. De actuele versie staat altijd op deze pagina.